Kontrola pracodawcy i ZUS podczas zwolnienia od psychiatry

Warunki kontroli podczas zwolnienia od psychiatry

Owe uprawnienia osób kontrolujących pracownika przebywającego na zwolnieniu lekarskim czy to z ramienia pracodawcy, czy to z ramienia ZUS na wniosek pracodawcy nie są wprost uregulowane w żadnej ustawie ani rozporządzeniu. Tak samo nie ma określonych obowiązków kontrolowanego pracownika. Natomiast owe kwestie na zasadzie wykładni prawa wynikają z treści przepisów określających warunki kontroli.

Trzeba bowiem podkreślić, że podstawami prawnymi do przeprowadzenia kontroli sposobu wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez nieobecnego pracownika są:

• art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa);
• art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej,
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich, dalej jako: rozporządzenie dot. kontroli).
• Kto może przeprowadzić kontrolę pracownika?
• Kontrola pracownika na zwolnieniu lekarskim może zostać przeprowadzona albo osobiście przez pracodawcę – pod warunkiem, że zatrudnia on do 20 pracowników –albo też inną osobę, która otrzymała od pracodawcy imienne upoważnienie. Ponadto pracodawca może także wnioskować o przeprowadzenie kontroli przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W takiej sytuacji można się zwrócić nawet do lekarzy orzeczników, zatrudnionych w ZUS-ie. Tacy kontrolerzy mają bowiem prawo ustalić, czy rzeczywiście dane zwolnienie lekarskie jest uzasadnione względami medycznymi.

Przesłanki kontroli zostały uregulowane w art. 17 ust. 1 ustawy zasiłkowej. Wskazuję, że w myśl wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 25 lutego 2014 r., sygn. akt SK 18/13, jest on zgodny z Konstytucją Rzeczpospolitej Polskiej. „Istotą kontroli zwolnień lekarskich, a także innych decyzji jest ustalenie, czy osoba przebywająca na L4:

a) nie wykonuje pracy zarobkowej w trakcie orzeczonej niezdolności do pracy,

b) nie wykorzystuje zwolnienia w innym celu,

c) w dalszym ciągu jest niezdolna do pracy.

W przypadku punktów a), b) i c) kontrolę może przeprowadzić ZUS, natomiast pracodawca (osoba wyznaczona do przeprowadzenia takiej kontroli) może sprawdzać pracownika przebywającego na L4 jedynie w zakresie, o którym mowa w punktach a) i b)”.

Do obowiązków pracodawcy (fizycznie obowiązek ten będą spełniać pracownicy działów kadr) należy także kontrola formalna zaświadczeń lekarskich stanowiących podstawę zwolnienia od pracy. Kontrola ta polega na sprawdzeniu, czy zaświadczenie:

• nie zostało sfałszowane,
• zostało wydane zgodnie z przepisami w sprawie zasad i trybu wystawiania zaświadczeń lekarskich.

Obecnie sprawdzenie, czy zaświadczenie nie zostało sfałszowane, straciło na znaczeniu po wejściu w życie przepisów regulujących w pełni e-zwolnienia (e-ZLA). Takie zwolnienia jednak mogą zawierać błędy popełnione przez lekarza wystawiającego zaświadczenie o niezdolności do pracy. W tym zakresie pracodawca winien dokonywać kontroli formalnej, tj. sprawdzać, czy e-ZLA, które zostało wprowadzone do systemu teleinformatycznego ZUS przez upoważnionego do tego lekarza, odpowiada wymogom, o których mowa w art. 55 ustawy zasiłkowej.

Zobacz również: Pełnomocnik w jednoosobowej działalności gospodarczej a ZUS

Przeprowadzanie kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia

Kontrolę prawidłowości wykorzystywania przez nieobecnego pracownika zwolnienia lekarskiego przeprowadza się w następujących miejscach:

• miejscu zamieszkania,
• miejscu czasowego pobytu (należy pamiętać, że jeśli miejsce pobytu w trakcie zwolnienia jest inne niż zamieszkania lub zameldowania, to na pracowniku ciąży obowiązek wskazania takiej okoliczności lekarzowi wystawiającemu e-ZLA; natomiast w przypadku, gdy do zmiany miejsca pobytu dochodzi w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego, pracownik jest obowiązany w ciągu 3 dni powiadomić o tym fakcie pracodawcę),
• miejscu wykonywania pracy lub innej działalności gospodarczej (dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca ma informację o wykonywaniu pracy zarobkowej w trakcie trwania zwolnienia lekarskiego albo równoczesnego prowadzenia działalności gospodarczej we własnym imieniu i na własny rachunek),
• miejscu prowadzenia gospodarstwa rolnego,
• w innym miejscu, jeśli z okoliczności sprawy wynika, że jest to celowe.

Zwolnienie od psychiatry a prowadzenie swojej działalności

Prowadzenie działalności gospodarczej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy powoduje utratę prawa do zasiłku chorobowego. Zgodnie z art. 17 ustawy zasiłkowej, ubezpieczony wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystujący zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia, traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia. Sąd Najwyższy w wyroku z 5 kwietnia 2005 r. (sygn. akt I UK 370/04, OSNP 2005/21/342) wyjaśnił:

„Pracą zarobkową, której wykonywanie w okresie orzeczonej niezdolności do pracy powoduje utratę prawa do zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego na podstawie art. 17 ust. 1 ustawy (…) jest każda aktywność ludzka zmierzająca do osiągnięcia zarobku, w tym pozarolnicza działalność gospodarcza, choćby nawet polegająca na czynnościach nieobciążających w istotny sposób organizmu przedsiębiorcy i zarazem pracownika pozostającego na zwolnieniu lekarskim”.

Zatem pracownik korzystający ze zwolnienia lekarskiego stwierdzającego niezdolność do pracy i pobierający z tego tytułu zasiłek nie może w tym czasie zajmować się sprawami związanymi z prowadzoną równocześnie działalnością. Okoliczności nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy stwierdza się w ramach kontroli przeprowadzanej przez płatnika zasiłków. Protokół z przeprowadzonej kontroli okazuje się pracownikowi, który może wnieść do niego ewentualne uwagi. Jeśli w jej trakcie zostanie ustalone, że pracownik pobierający zasiłek chorobowy, pomimo zwolnienia od pracy z powodu choroby wykonuje czynności związane z prowadzoną działalnością, należy zaprzestać wypłaty zasiłku. W razie sporu w tej sprawie decyzję o utracie prawa do zasiłku chorobowego wydaje ZUS, na podstawie przedłożonych przez płatnika zasiłku dokumentów z kontroli. Decyzja ZUS-u obejmuje cały okres zwolnienia lekarskiego, za który pracownik miał otrzymać zasiłek chorobowy (za wyjątkiem dni ewentualnego pobytu w szpitalu), bez względu na to, w którym dniu miało miejsce wykonywanie pracy.

Zwracam jednak uwagę, że samo podpisywanie faktur i innych dokumentów niezbędnych do prowadzenia działalności (jeśli nie ma możliwości jej zawieszenia w okresie pobierania zasiłku) można uznać za działalność, która nie ma zarobkowego charakteru (tak np. wyrok SN z 5 czerwca 2008 r., sygn. akt III UK 11/08). Również uzyskiwanie w trakcie korzystania ze zwolnienia lekarskiego dochodów, niepołączonych z osobistym świadczeniem pracy (np. zlecenie jej pracownikom/ zleceniodawcom itp.), nie ma wpływu na utratę uprawnień do zasiłku chorobowego (tak np. wyrok SN z 4 kwietnia 2012 r., sygn. akt II UK 186/11).

Obowiązki osoby kontrolowanej

Skoro więc pracodawca i ZUS mają prawo kontrolować, czy pracownik w czasie zwolnienia lekarskiego nie wykonuje pracy zarobkowej ( w tym czy nie prowadzi działalności gospodarczej) i mają prawo dokonania kontroli w miejscu jej prowadzenia (często jest on tożsamy z miejscem zamieszkania), to musi mieć „narzędzia” niezbędne do ustalenia tego faktu. I owszem, posiada je. Organ kontrolujący / pracownik kontrolujący z upoważnienia pracodawcy ma prawo zażądać przedstawienia faktur w miejscu prowadzenia przez Pana działalności gospodarczej, zaś Pan ma obowiązek je udostępnić. Jeśli daty faktur będą pokrywać się z datami okresu przebywania na zwolnieniu lekarskim, to ów fakt zostanie odnotowany w protokole pokontrolnym.

Zobacz również: Zmiana pracodawcy a zwolnienie lekarskie

Protokół z opisem nieprawidłowości z kontroli

Pan ma prawo (ale i Pana domownicy) wnieść do niego uwagi/zastrzeżenia. Zgodnie z § 9 rozporządzenia dotyczącego kontroli jeżeli w trakcie kontroli zostanie stwierdzone zajście sytuacji związanej ze stwierdzeniem wykonywania pracy zarobkowej w trakcie L4, wówczas osoba kontrolująca sporządza protokół z opisem nieprawidłowości w wykorzystywaniu zwolnienia. Protokół ten przedkłada się ubezpieczonemu w celu wniesienia do niego uwag. Ubezpieczony, który został skontrolowany w zakresie wykorzystywania zwolnienia lekarskiego ma pełne prawo do ustosunkowania się do zarzucanych mu nieprawidłowości, a pracodawca musi uwzględnić jego wyjaśnienia. Jeżeli więc podczas przeprowadzanej kontroli w miejscu Pana działalności zażądano dostępu do faktur i okaże się, że daty faktur pokrywają się z datą L4, to wówczas pracodawca / organ kontrolujący wykorzystywanie zwolnienia lekarskiego wyznacza pracownikowi termin na wniesienie uwag do protokołu kontroli i ustosunkowanie się do niego.

Ponadto nie ma podstaw prawnych do żądania przez zakład pracy jakichkolwiek dokumentów potwierdzających złożone przez ubezpieczonego wyjaśnienia. Brak dokumentów potwierdzających składane przez pracownika wyjaśnienia nie stanowi prawa do odmowy wypłaty świadczenia za czas zwolnienia lekarskiego. Organem właściwym do rozstrzygnięcia wątpliwości, czy zwolnienie lekarskie wykorzystywane było w sposób niezgodny z jego celem jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zatem w razie wątpliwości co do podstawy przyznania prawa do zasiłku za czas zwolnienia pracodawca występuje z wnioskiem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o rozstrzygnięcie powyższego. Dopiero przez ZUS-em musi Pan udowodnić, że np. pracę za zlecenie udokumentowane na fakturze wykonywał Pana pracownik (np. załączyć maile zlecającego mu daną pracę, czy maile, w których przesyła on pracę Pana klientowi widniejącemu na fakturze). Natomiast pracownik kontrolujący/ZUS nie ma uprawnień, aby żądać dostępu do Pana poczty firmowej (tej związanej z prowadzoną działalnością gospodarczą). Nawet bowiem dysponowanie upoważnieniem do przetwarzania danych osobowych dotyczy Pana danych osobowych, nie zaś danych zw. z Pana korespondencją z klientami. Tutaj więc to wyłącznie na Panu spoczywać będzie ciężar dowodu, że owe faktury zostały przez Pana np. tylko podpisane, zaś pracę wykonywał kto inny (pracownik, zleceniobiorca) i to Pan decyduje, jakie dowody wyjaśniające w tym celu przedłożyć.

Jak Pan widzi, organ kontrolujący nie ma konkretnie wskazanych uprawnień. Wszelkie nieprawidłowości, jakie stwierdzi, musi odnotować i dać Panu prawo złożenia wyjaśnień. Owe wyjaśnienia zostaną zaś zweryfikowane dopiero przez ZUS i to wówczas może Pan, ale nie musi przedstawiać dowody na wykazanie, że nie prowadził Pan działalności gospodarczej osobiście.

Natomiast skontrolowanie Pana w domu (jeśli działalność jest prowadzona poza domem) i brak zastania Pana w domu zobowiązuje organ kontrolujący do ponowienia kontroli, a Pana do złożenia wyjaśnień, czemu Pana w domu nie było. Nie musi Pan jednak przedstawiać żadnych dowodów na poparcie swoich twierdzeń. Znów, to dopiero przed ZUS-em może Pan się „bronić” i udowodnić przyczynę swojej nieobecności.

Wykonywanie działań podczas zwolnienia lekarskiego – udzielenie pełnomocnictwa

Sam fakt podpisu pod fakturą nie świadczy jeszcze o tym, że pracownik wykonuje działalność zarobkową. 

Przebywając na zwolnieniu lekarskim, nie należy bowiem wykonywać pracy zarobkowej. Takie zwolnienie wyklucza świadczenie jakichkolwiek prac, dlatego najlepiej przekazać prowadzenie firmy innej osobie. W związku z tym przedsiębiorca powinien zadbać o to (i ja to rekomenduję), by w trakcie pobierania zasiłku chorobowego posiadać pełnomocnika do przeprowadzania czynności służbowych. Pełnomocnik na podstawie sporządzonego dokumentu będzie mógł wyręczyć osobę prowadzącą działalność w określonych czynnościach (należy je precyzyjnie wymienić). Pełnomocnikiem może być zarówno członek rodziny, jak i ktoś spoza niej. Trzeba jednak uważać, gdyż najbliższa rodzina może zostać potraktowana jak osoba współpracująca, co z kolei rodzi obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenia na takich samych zasadach jak za przedsiębiorcę, bez prawa do małego ZUS-u. Osobą współpracującą dla przedsiębiorcy jest małżonek, dziecko własne, dziecko małżonka lub przysposobione, rodzic, macocha oraz ojczym, pod warunkiem pozostawania we wspólnym gospodarstwie domowym. Takie osoby pomagające w działalności są uznawane za osoby współpracujące niezależnie od zakresu czynności wykonywanych w firmie przedsiębiorcy.

Zobacz również: Zwolnienie lekarskie w ciąży a szkolenie

Umowa–zlecenie dla osoby bliskiej

Jeżeli chcemy udzielić pełnomocnictwa jednej z powyższych osób, bez konieczności zapłaty wysokich składek na ubezpieczenia do ZUS-u, rozwiązaniem może być sporządzenie umowy zlecenie. W ten sposób nie unikniemy całkowicie składek ZUS, ale można ograniczyć ich wysokość. Zgodnie z przepisami członek rodziny traktowany jest wówczas jako zleceniobiorca, a wartość składek ustalana jest na zasadach obowiązujących umowy cywilnoprawne.

Zakres wykonywanych obowiązków zależy od rodzaju pełnomocnictwa, które zostanie udzielone. Obszar czynności, jakie w trakcie choroby mógłby podjąć pełnomocnik budzi wiele wątpliwości, gdyż urzędy skarbowe prezentują różne stanowiska w tej kwestii. W zależności od tego co faktycznie będzie robiła osoba na zastępstwie warto rozważyć podpisanie na ten czas umowy zlecenia lub o dzieło. Często jest to bezpieczniejsza opcja z punktu widzenia organów podatkowych.

Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że w razie kontroli to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia, że nie wykonywał w czasie zwolnienia żadnych czynności związanych z firmą. Warto więc zadbać, aby umowy i upoważnienia zawierały informacje o tym, że to pełnomocnicy lub zleceniobiorcy przejmują odpowiedzialność za dokumentację wykonywanych usług. Ja klientom zawsze zalecam powierzenie takiego pełnomocnictwa lub zawarcie umowy o dzieło/zlecenie z zaufaną osobą. 

Przy czym nigdy nie ma pewności, jak konkretną sprawę rozstrzygnie organ. A to dlatego, że przepisy tego nie regulują i w grę wchodzi wyłącznie orzecznictwo i uznanie organu orzekającego.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa - Dz.U. 1999 nr 60 poz. 636
2. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 5 kwietnia 2005 r. sygn. akt I UK 370/04
3. Wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2012 r., sygn. akt II UK 186/11

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.