Autor: Paulina Olejniczak-Suchodolska
W trakcie kontroli ZUS okazało się, że umowa o pracę z pracownikiem nie została podpisana przez pracownika. Umowa składała się z 2 kartek spiętych zszywaczem, pierwsza kartka to umowa o pracę z podpisem kadrowej i kierownika, brak podpisu pracownika. Druga kartka to informacje do umowy – kiedy wypłacane jest wynagrodzenie, o wymiarze urlopu itp. – i tu podpis pracownika jest. Wszystkie inne dokumenty w aktach są podpisane. Co zrobić w takiej sytuacji? Co grozi pracodawcy i co grozi kadrowej?
Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.
Ustawa nie przewiduje jednak rygoru nieważności umowy o pracę przy braku zachowania formy pisemnej umowy o pracę lub też – w braku jej podpisania – przy braku potwierdzenia na piśmie warunków pracy przed przystąpieniem do jej wykonywania.
WSA w Rzeszowie w wyroku z 6.12.2017 r., sygn. akt II SA/Rz 1188/17, wskazał: „Sformułowany w art. 29 § 2 k.p. obowiązek zawarcia umowy o pracę na piśmie nie oznacza, że niezachowanie tej formy skutkuje nieważnością umowy. Forma pisemna umowy o pracę jest wyłącznie formą dla celów dowodowych. Umowa o pracę zawarta w formie ustnej jest zatem skuteczna”.
Sąd Najwyższy w wyroku z 19 maja 2020 r., sygn. akt II PK 94/19, wskazał: „Z zawartego w art. 29 § 2 zdanie drugie k.p. sformułowania:"jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków" można natomiast jedynie wywieść wniosek, że w przypadku niepotwierdzenia przez pracodawcę na piśmie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, pracownikowi będzie służyć roszczenie o ustalenie na podstawie art. 189 k.p.c. Potwierdzenie nie jest przy tym oświadczeniem woli i nie tworzy nowego stanu prawnego. Jest to oświadczenie wiedzy pracodawcy twierdzącego, iż warunki umowy są takie, jak w potwierdzeniu. Przepisy art. 29 § 2 i 4 k.p. nie przewidują zatem dla formy pisemnej innego rygoru, jak tylko dla celów dowodowych”.
Niestety, ale pracodawca, który nie potwierdza na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę przed przystąpieniem przez pracownika do jej wykonywania, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika z art. 281 pkt § Kodeksu pracy. Jeśli więc pracownik złoży skargę do PIP, że nie doszło do spisania umowy o pracę i nie otrzymał on na piśmie warunków pracy przed jej rozpoczęciem, PIP może nałożyć grzywnę na pracodawcę w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.
Kadrowa, która ww. kwestii nie dopilnowała, tj. nie potwierdziła na piśmie warunków pracy przed dopuszczeniem do niej, nie mając podpisanej umowy o pracę, może zaś (ale nie musi) co najwyżej otrzymać jedną z kar dyscyplinujących, np. upomnienie lub naganę, ale wymierzone zgodnie z Kodeksem pracy i w terminach w nim wskazanych. Kara nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika. O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia oraz informując go o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia. Odpis zawiadomienia składa się do akt osobowych pracownika. Przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.
Niezależnie od powyższego należy zadbać o podpis pod umową o pracę, ale nie zalecam składać go z datą wsteczną, bo gdy pracownik to wyjawi np. sądowi czy PIO, pracodawca naraża się na fałszerstwo. Najlepiej to uczynić z datą prawdziwą, a w razie kontroli z PIP czy skargi do PIP niestety trzeba liczyć się z ww. karą, przy czym jeśli jest to pierwsze wykroczenie, pracownik pracę wykonuje, nikt jej nie kwestionuje, to raczej należy się spodziewać najniższej możliwej kary grzywny. Ukarany jednak może być nie pracodawca (zarząd), ale najczęściej osoba działająca w jego imieniu, np. pracownik, który naruszył prawa pracownika. Ukarana może być bowiem osoba fizyczna, której PIP udowodni winę.
Wykroczenia pracownicze można jednak popełnić zarówno umyślnie lub nieumyślnie. Wykroczenie umyślne zachodzi wtedy, gdy sprawca ma zamiar popełnienia czynu zabronionego, tj. chce go popełnić lub przewidując możliwość jego popełnienia – godzi się na to. Z kolei wykroczenie nieumyślne zachodzi, gdy sprawca, nie mając zamiaru jego popełnienia, jednak je popełnia wskutek niezachowania ostrożności wymaganej w danych okolicznościach, mimo że możliwość popełnienia tego czynu przewidywał albo mógł przewidzieć (tj. nie zachował ostrożności w działaniu).
Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.
Zapytaj prawnika - porady prawne online
Zapytaj prawnika
